БУМАЖНЫй НОМЕР 

 

Легким движением руки…

01.10.2001
Борис Клименко

 

«Это безобразие, товарищи, использовать компьютеры для забивания гвоздей. Если кто не знает, для этого имеются молотки. И стоят они значительно дешевле». Евгений Максимович Примаков произнес эти слова на ученом совете института, директором которого он был в те уже далекие годы. Высокое собрание, как вы понимаете, обсуждало вопросы эффективного применения компьютерной техники.

С тех пор в этом смысле мало что изменилось, и подавляющее большинство пользователей по-прежнему относятся к компьютеру как к устройству, пришедшему на смену пишущей машинке.

Учитывая сказанное, основная цель наших занятий будет состоять в том, чтобы научиться как можно ПРОЩЕ и ЭФФЕКТИВНЕЕ работать с текстами.

Приведу несколько примеров.

Вы наверняка уже догадались, что без макросов здесь не обойтись. Но бояться не надо: даю слово, что зубрить Visual Basic не придется (желающие, впрочем, могут запомнить отдельные полезные операторы). Потребуется всего лишь аккуратно воспроизводить элементарные действия: открывать меню, выполнять команды, нажимать кнопки. Правда, делать это нужно будет в «прямом эфире», то бишь в режиме записи макросов.

Первый урок мы посвятим проблемам навигации. В дальнейшем будут рассмотрены средства, позволяющие заметно ускорить и облегчить процесс редактирования и ввода текста, работу с табличными данными, поиск и т. п. Работать будем с русской версией Microsoft Word 2000, но те же самые действия могут выполняться и в предыдущих версиях этого приложения (7-й и 97-й). Небольшие отличия будут касаться лишь названий некоторых команд меню, а в Word для Windows 95 - также формальной записи текста макроса (которая осуществляется без участия пользователя и поэтому не должна нас волновать). Работающие с английскими версиями Word, думаю, без труда смогут определить английские эквиваленты команд. Предполагается также, что читатель умеет выполнять стандартные действия и процедуры. А самое главное, что у него есть желание научиться эффективно работать с текстами.

Однако начнем мы не с создания макросов, а с примера использования одной стандартной, но малоизвестной команды, о существовании которой многие даже не догадываются. Такие полезные команды мы будем включать в свой арсенал по мере изложения материала.

Задача 1

Ситуация

Читая документ, вы решили вернуться на пару страниц назад и кое-что уточнить. Или, скажем, случайно нажали Ctrl+End и переместились в конец документа. После этого вы хотите вернуться на исходную позицию. Выполнение этой процедуры с помощью стандартных клавиш навигации (PgUp и PgDn) займет некоторое время. Если же документ большой, блуждание по нему может затянуться надолго.

Словесное описание действий

Вы нажимаете сочетание клавиш, запускающее выполнение соответствующей команды, и мгновенно возвращаетесь на нужную позицию.

Примечание: сочетанием клавиш мы будем называть произвольную комбинацию клавиш, приводящую к автоматическому выполнению тех или иных действий. Одной из входящих в такое сочетание клавиш является, как правило, Ctrl, Alt, Shift, или же их комбинация. Эти клавиши (за исключением Alt) являются «нейтральными», поскольку нажатие на любую из них не приводит к выполнению каких-либо действий. Некоторым командам Microsoft Word сочетания горячих клавиш присвоены по умолчанию, то есть назначены разработчиками программы. Пользователь может самостоятельно задавать горячие клавиши для тех команд, у которых они отсутствуют или переопределять сочетания клавиш, заданные по умолчанию. Примеры стандартных горячих клавиш: Ctrl+S (сохранение документа), Alt+F6 (переход в следующее окно), Ctrl+ Shift+F5 (открытие окна со списком закладок).

Упомянутая выше команда называется GoBack (вернуться назад). По умолчанию она не отображается ни в одном из меню. Однако мы ее все-таки отыщем и поставим себе на службу.

Формальное описание действий

  1. Откройте меню «Сервис».
  2. Выберите команду «Настройка» - появится соответствующее диалоговое окно (см. рис. 1). Нажмите в нем кнопку «Клавиатура» - появится диалоговое окно «Настройка клавиатуры».
     

    Рис. 1

  3. Выберите в списке «Категории» элемент «Правка», соответствующий одноименному меню Word (см. рис. 2).
     

    Рис. 2

  4. В окне «Команды» отобразится список всех команд, по умолчанию «приписанных» к меню «Правка».
  5. Прокрутите список, отображаемый в этом окне, и выберите элемент GoBack.
  6. В окне «Текущее сочетание клавиш» отобразится сочетание горячих клавиш, нажатие которых приводит к выполнению команды GoBack. Как показано на рис. 2, разработчики Microsoft Word назначили аж два таких сочетания: Shift+F5 и Alt+Ctrl+Z. Можно запомнить эти сочетания и использовать их в дальнейшем для перехода на исходную позицию.

    Совет. Введите список стандартных, а также назначенных вами горячих клавиш: это сэкономит время, когда потребуется их применить.

  7. На этом можно было бы завершить решение нашей задачи. Однако легко заметить, что пользоваться указанными комбинациями клавиш не очень удобно. Поэтому лично я, например, применяю другое сочетание, а именно Alt+E (здесь и далее в аналогичных случаях подразумеваются буквы латинского алфавита). Покажем на этом примере, как задать новое сочетание горячих клавиш.
  8. Введите «Alt+E» в поле «Новое сочетание клавиш» и нажмите кнопку «Назначить», после чего данное сочетание появится в окне «Текущее сочетание клавиш».

    Примечание. Правило ввода и нажатия сочетаний горячих клавиш состоит в следующем. Вначале нажимается соответствующая «нейтральная» клавиша или клавиши (в нашем случае это Alt). Затем, не отпуская нажатую «нейтральную» клавишу (клавиши), нажмите «обычную» (у нас - E), после чего все клавиши нужно сразу же отпустить.

  9. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Настройка клавиатуры».

Что мы имеем в итоге

Теперь, чтобы вернуться к тому месту документа, где было прервано чтение, достаточно нажать Alt+E (или Shift+F5 и Alt+Ctrl+Z, если вы предпочитаете использовать стандартное сочетание горячих клавиш). Краткое пояснение результата применения команды GoBack можно прочесть в поле «Описание» диалогового окна «Настройка клавиатуры» (см. рис. 2). Если вы нажмете эти клавиши несколько раз, то переместитесь на «пред-предыдущую» позицию, а затем - и на «пред-пред-предыдущую», после чего цикл повторяется.

Примечание. Если у вас было открыто несколько документов и вы переходили из одного в другой, то при нажатии Alt+E также переместитесь - вслед за курсором - из одного документа в другой.

Внимание! Все изменения в первоначальных параметрах Microsoft Word (а также создаваемые макросы) записываются в файл Normal.dot, называемый общим шаблоном. В зависимости от настроек Word этот файл может сохраняться при выходе из программы либо автоматически, либо по желанию пользователя. В последнем случае выводится сообщение о том, что Normal.dot был изменен, и предлагается сохранить его. Не забудьте положительно ответить на это предложение, иначе вся работа по настройке программы и созданию макросов пропадет!

Задача 2

Ситуация

Вы работаете с документом и хотите при желании возвращаться к некоторым его фрагментам.

Словесное описание решения

В любом месте интересующего вас фрагмента вставляется закладка с текстом стандартного (определенного вами) содержания. Слово или выделенный фрагмент текста, на котором располагался курсор при вставке закладки, подкрашивается цветом, чтобы его было легче заметить. В дальнейшем для перехода к этой закладке нужно будет просто нажать сочетание клавиш. Решение состоит в создании двух простейших макросов, один из которых автоматически выполняет вставку цветной закладки, а другой позволяет мгновенно перейти к ней в случае необходимости. Запуск макросов осуществляется нажатием соответствующих горячих клавиш.

Формальное описание решения

Описываемая ниже процедура состоит из довольно большого числа элементарных шагов. Наберитесь терпения и постарайтесь ее аккуратно выполнить. На следующем уроке мы научимся - с помощью аналогичных макросов и команд - значительно упрощать сам процесс создания макросов.

Создание макроса, вставляющего закладку

  1. Поместите курсор на любую позицию в пределах нужного фрагмента текста (или для большей наглядности выделите во фрагменте несколько слов - на рис. 3 показано синей стрелкой).
     

    Рис. 3

  2. Откройте меню «Сервис» и выберите команду «Макрос».
  3. В открывшемся подменю выберите команду «Начать запись», после чего появится диалоговое окно «Запись макроса» (см. рис. 4).
     

    Рис. 4

  4. Введите в поле «Имя макроса» вместо слов «Макрос1» название создаваемого макроса, например Metka (советую писать латиницей во избежание возможных затруднений с отображением кириллицы).

    При записи имен макросов должны соблюдаться следующие правила. Имя не может начинаться с цифры, содержать пробелы, а также знаки, не являющиеся буквами или цифрами (исключение - знак подчеркивания). Если имя записано неправильно, то при переходе к шагу 6 появится сообщение об этом.

  5. Нажмите кнопку «Клавишам» в группе «Назначить макрос» - появится диалоговое окно «Настройка клавиатуры».

    Примечание. Если нажать кнопку «Панели», то запуск записываемого макроса будет осуществляться с помощью специальной кнопки, размещенной на панели инструментов. Как создается такая кнопка, мы рассмотрим на следующем уроке. Пока же сформулируем следующее правило: горячие клавиши лучше использовать в тех случаях, когда работать приходится «руками», а не мышью (чтобы не снижать темпа при вводе текста). Кнопки же применяются обычно тогда, когда пользователь работает мышью, а соответствующие процедуры выполняются эпизодически.

  6. Введите удобное для себя сочетание клавиш, например Alt+A, в поле «Новое сочетание клавиш» и нажмите кнопку «Назначить». Оно появится в окне «Текущее сочетание клавиш».
  7. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Настройка клавиатуры».
  8. На экране появится панель управления записью макроса - небольшой прямоугольник с двумя кнопками, на одной из которых нарисован маленький синий квадратик (кнопка «Остановить запись»), а на другой - жирная точка (кнопка «Пауза/Возобновить запись»). На рис. 3 эта панель отмечена красной стрелкой.

    Внимание! С этих пор все предпринимаемые вами действия - перемещения по документу, открытие меню, исполнение команд и т. п. - будут автоматически записываться в макрос на языке Visual Basic. Поэтому старайтесь не совершать лишних действий.

    Примечание. В любой момент можно на время прервать запись макроса, чтобы уточнить способ выполнения тех или иных действий или посмотреть результат применения тех или иных команд. Для этого нужно нажать кнопку с синей точкой на панели записи макроса. Чтобы продолжить запись, нажмите эту кнопку еще раз.

    Примечание. В макрос будут записываться все действия, выполняемые с использованием клавиатуры, однако не все действия, производимые с помощью мыши. Допускается применение мыши для выбора команд и параметров, однако окно документа ей недоступно. Для записи действий, производимых в окне документа (перемещение курсора, выделение, копирование и перемещение текста), необходимо пользоваться клавиатурой.

  9. Нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Shift+Стрелка вправо, чтобы выделить расположенное справа слово (на тот случай, если в дальнейшем вы не захотите перед выполнением макроса выделять фрагмент текста).
  10. Щелкните маленький треугольничек рядом с инструментом «Выделение цветом» на панели инструментов (на рис. 3 показан желтой стрелкой). Раскроется палитра цветов, которые могут использоваться для подкрашивания выделенного текста.
  11. Щелкните квадратик с нужным цветом, например ярко-зеленым.
  12. Откройте меню «Вставка» и щелкните команду «Закладка» - появится диалоговое окно «Закладка» (см. рис. 5).
     

    Рис. 5

  13. Введите в поле «Имя закладки» слово Metka и нажмите кнопку «Добавить».

    Примечание. Имя закладки вводится по тем же правилам, что и названия макроса (см. примечание к пункту 4).

  14. Нажмите на клавиатуре клавишу «Стрелка влево», чтобы снять выделение текста.
  15. Нажмите кнопку с синим квадратиком на панели записи макроса, чтобы остановить процесс записи.

Создание макроса, выполняющего автоматический переход к закладке

Первые восемь шагов полностью совпадают с соответствующими этапами записи предыдущего макроса, поэтому мы их опускаем. Отметим только, что на шаге 4 при определении имени нового макроса введем, к примеру, выражение GoToMetka, а на шаге 6 (задание сочетания горячих клавиш) - Alt+Q.

На шаге 9 (уже находясь в режиме записи макроса) выполните действия, соответствующие шагу 12 предыдущей процедуры, и щелкните закладку Metka в большом окне под полем «Имя закладки» диалогового окна «Закладка» (см. рис. 5).

Нажмите кнопку «Перейти», а затем клавишу «Стрелка влево», чтобы снять выделение с закладки.

Наконец, завершите создание макроса, нажав кнопку с синим квадратиком на панели записи макроса.

Что мы имеем в итоге

Нажав в любом месте документа сочетание горячих клавиш Alt+A, вы вставите в него цветную приметную закладку. Захотев впоследствии вернуться к интересующему вас фрагменту вы сможете это сделать, нажав сочетание горячих клавиш Alt+Q. Нужный фрагмент текста отмечен цветной закладкой и потому хорошо заметен.

Примечание. Не забудьте сохранить шаблон Normal.dot при выходе из Microsoft Word!

Примечание. Если вы впоследствии захотите удалить выделение цветом, то проще всего это сделать так: выделите весь документ с помощью стандартного сочетания клавиш Ctrl+А, затем выберите инструмент «Выделение цветом» на панели инструментов (см. пункт 10) и щелкните кнопку «Нет» в палитре цветов.

Примечание. Чтобы удалить закладку, нужно открыть диалоговое окно «Закладка» (см. пункт 12), выбрать нужную закладку и нажать кнопку «Удалить».

Создание других закладок

Практика показывает, что при работе с документом полезно иметь несколько стандартных закладок (но не более трех-четырех). У меня, например, их три: Metka, Metka_2 и Return_and_ Correct («Вернуться и исправить»).

Каждая из них выделяется своим цветом, причем вставка и переход к закладке Metka_2 осуществляется с помощью горячих клавиш (Ctrl+ Shift+A и Alt+W соответственно), а для вставки и перехода к закладке Return_and_Correct используются кнопки, размещенные на панели инструментов.

При создании пар макросов для новых закладок можно, конечно, повторить описанные выше шаги. Однако есть более рациональный и быстрый способ. Пытаясь упростить себе работу с текстами, я однажды сообразил, что для создания однотипных макросов не обязательно многократно повторять одну и ту же процедуру записи макроса. Достаточно просто войти в редактор Visual Basic и скопировать текст уже созданного макроса. Затем нужно изменить ряд индивидуальных параметров: прежде всего, название самого макроса, текст, вводимый пользователем при записи макроса (в нашем случае- имя закладки), а также такие характеристики, цвет выделения и т.п.

Покажем, как это делается, на примере только что созданных нами макросов.

Но прежде - о том, как, собственно, попасть в редактор Visual Basic.

  1. Откройте меню «Сервис» и укажите команду «Макрос».
  2. В открывшемся подменю щелкните команду «Макросы» - появится диалоговое окно «Макрос» (см. рис. 6).
     

    Рис. 6

  3. Выберите в нем имя любого из макросов и нажмите кнопку «Изменить».
  4. На экране появится редактор Visual Basic, в правом (большом) окне которого отображается текст макросов.

Текст каждого макроса начинается с заголовка, имеющего вид Sub Имя_макроса(), и заканчивается выражением End Sub. Таким образом, если вы откроете редактор Visual Basic с помощью описанной выше процедуры, то сможете без труда идентифицировать текст каждого из наших двух макросов. В таблице 1 приводится текст макроса Metka с моими пояснениями (записаны справа от строк макроса после значка (‘), отделяющего текст макроса от текста комментария).

Таблица 1


Sub Metka()

‘Заголовок макроса

Selection.MoveRight Unit:=wdWord, Count:=1, Extend:=wdExtend ‘Выделение стоящего справа слова
Options.DefaultHighlightColorIndex = wdBrightGreen ‘Открытие инструмента «Выделение цветом»
Selection.Range.HighlightColorIndex = wdBrightGreen ‘Выбор цвета для выделенного фрагмента
With ActiveDocument.Bookmarks ‘Открытие диалогового окна «Закладка»
.Add Range:=Selection.Range, Name:=«Metka» ‘Ввод имени закладки
.DefaultSorting = wdSortByName ‘Значение параметра закладки (Сортировка)
.ShowHidden = False ‘Значение параметра закладки (Отображение)
End With ‘Окончание процедуры создания закладки
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 ‘Снятие выделения нажатием стрелки влево
End Sub ‘Конец процедуры создания макроса

Чтобы создать еще один макрос, автоматически вставляющий цветную закладку в документ, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Откройте Visual Basic.
  2. Выделите текст соответствующего макроса и скопируйте его в буфер обмена (Ctrl+C).
  3. Переместитесь на свободное место в нижней части окна редактора Visual Basic (Ctrl+End).
  4. Вставьте текст макроса из буфера обмена (Ctrl+V).
  5. Измените значения индивидуальных параметров макроса (для наглядности выделены полужирным шрифтом) - название самого макроса, имя закладки и цвет выделения.

С названием макроса и именем закладки, видимо, все ясно: вместо старого текста нужно просто ввести новый. Сложнее с цветом выделения, поскольку нужно знать, как он обозначается в Visual Basic. Поэтому приведем таблицу 2, в которой имеются все необходимые для задания цвета сведения.

Таблица 2


Цвет

Обозначение Visual Basic

Черный

wdBlack

Синий

wdBlue

Ярко-зеленый

wdBrightGreen

Темно-синий

wdDarkBlue

Темно-красный

wdDarkRed

Коричнево-зеленый

wdDarkYellow

Серый 25%

wdGray25

Серый 50%

wdGray50

Зеленый

wdGreen

Нет

wdNoHighlight

Розовый

wdPink

Красный

wdRed

Сине-зеленый

wdTeal

Бирюзовый

wdTurquoise

Фиолетовый

wdViolet

Белый

wdWhite

Желтый

wdYellow


Теперь осталось вместо старого названия макроса Metka ввести новое, например Metka_2, вместо старого имени закладки (оно у нас тоже Metka) - новое, например Metka2, а использовавшийся раньше ярко-зеленый цвет выделения (wdBrightGreen) заменить, скажем, на бирюзовый (wdTurquoise) - и новый макрос готов.

Чтобы создать макрос перехода к новой закладке, нужно аналогичным образом скопировать соответствующий макрос в редакторе Visual Basic (текст макроса см. ниже) и заменить в нем название макроса (например, на GoToMetka_2) и имя самой метки (на Metka2) - см. текст макроса GoToMetka в таблице 3.

Таблица 3


Текст макроса GoToMetka

Sub GoToMetka() ‘Заголовок макроса
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=«Metka» ‘Действие, определяющее переход к закладке
With ActiveDocument.Bookmarks ‘Открытие диалогового окна «Закладка»
.DefaultSorting = wdSortByName ‘Значение параметра закладки (Сортировка)
.ShowHidden = False ‘Значение параметра закладки (Отображение)
End With ‘Закрытие диалогового окна «Закладка»
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 ‘Снятие выделения нажатием стрелки влево
End Sub ‘Конец процедуры создания макроса

На следующем занятии основное внимание мы уделим созданию удобных вспомогательных средств работы с макросами и эффективным приемам редактирования текста.