БУМАЖНЫй НОМЕР
![]() |
01.12.2001
Борис Клименко
Настало
время заняться вопросами рационализации труда. На этом занятии мы
рассмотрим некоторые технические приемы, позволяющие не только упростить сам
процесс записи макросов, но и повысить эффективность работы с обычными
документами Word.
На прошлых занятиях было показано, что многие команды (точнее, целые цепочки команд) могут вызываться гораздо быстрее с помощью горячих клавиш и кнопок панелей инструментов. Настало время применить полученные знания на практике. Для начала давайте раз и навсегда откажемся от вспомогательных рутинных действий, выполняющихся с помощью команд меню.
На прошлых занятиях нам приходилось многократно «кликать» мышью, чтобы вывести на экран диалоговые окна «Запись макроса» (цепочка команд «Сервис-Макрос-Начать запись»), «Макрос» («Сервис-Макрос-Макросы…»), а также редактор Visual Basic («Сервис-Макрос-Макросы… Выбор макроса-Изменить»). Давайте «привяжем» эти цепочки к кнопкам.
Понятно, что не мы одни такие умные - разработчики MS Word тоже не лыком шиты. В арсенале MS Word имеется-таки стандартная панелька со всеми необходимыми для записи макросов кнопками (однако не нужно думать, что на прошлых занятиях я мучил вас напрасно - сначала нужно было освоить традиционный способ работы с программой). Правда, предназначена эта панелька для более крутых VBA-программеров, чем мы с вами. Ну да ничего, попробуем и ее приспособить для собственных нужд.
VBA - это аббревиатура для обозначения языка программирования Visual Basic for Applications, то бишь «Visual Basic для приложений», который и используется для записи макросов в программах, входящих в состав пакета Microsoft Office.
Однако пора от слов перейти к делу.
Задача 1 (первая и последняя на этом занятии)
Создание панели с кнопками, с помощью которых можно мгновенно вывести на экран диалоговые окна «Запись макроса», «Макрос», а также редактор Visual Basic.
Решение
Примечание. По умолчанию для работы в MS Word доступны панели «Стандартная» и «Форматирование» (в списке рядом с ними стоит галочка). Создаваемые пользователем панели также будут отображаться в этом списке. Интересующие нас кнопки содержатся на панели Visual Basic.
Как видно на рис. 2, данная панель по умолчанию содержит
семь кнопок, облегчающих работу VBA-программиста. Однако для наших целей
понадобятся только три: кнопка «Записать макрос», выводящая на экран диалог
«Запись макроса» (на рис. 2 отмечена зеленой стрелкой), кнопка «Выполнить
макрос», выводящая диалог «Макрос» (красная стрелка), и кнопка «Редактор
Visual Basic» (синяя стрелка).
Убрать с экрана «лишние» кнопки можно двумя способами: просто удалить их с панели Visual Basic либо создать новую панель и скопировать на нее нужные кнопки. Первый способ, конечно, проще (ломать - не строить), однако мы поступим, безусловно, правильно, если разместим интересующие нас кнопки на новой панели инструментов.
Совет. Если диалог «Настройка» будет загораживать какую-либо из нужных вам панелей, поместите указатель мыши на заголовок этого окна и перетащите его в другое место. Аналогичным образом можно подтащить поближе друг к другу панели Visual Basic и Macros, благодаря чему вам будет проще перетаскивать между ними кнопки.
После этого можно удалить с экрана не нужную больше панель Visual Basic (она, кстати, «не пострадала», сохранив все свои кнопки), нажав крестик, расположенный в правой части ее заголовка (самый быстрый способ), либо выбрав соответствующий ей элемент в списке панелей MS Word (см. пункт 1 описанной выше процедуры).
Обращаю ваше внимание на то, что в результате перетаскивания кнопок, выполненного на шаге 7 описанной процедуры, мы фактически выполнили их копирование, а не просто переместили с одной панели на другую. Данный метод, кстати, известен даже далеко не всем опытным пользователям, поэтому думаю, было бы полезно остановиться на приемах работы с кнопками MS Word более подробно.
Основные правила работы с кнопками
Чтобы переместить кнопку с одной панели на другую (либо на другую позицию на той же самой панели), необходимо поместить на нее указатель мыши, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, перетащить кнопку в нужное место.
Чтобы удалить кнопку с панели, необходимо поместить на нее указатель мыши, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, перетащить кнопку в любое место рабочей области окна Word (не занятое какой-либо панелью).
Чтобы скопировать кнопку с одной панели на другую (либо на другую позицию на той же самой панели), необходимо сначала открыть диалоговое окно «Настройка» (любым способом - см., например, пункт 3 описанной выше процедуры), затем поместить на кнопку указатель мыши, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащить кнопку на нужное место.
Примечание. Чтобы выполнить копирование или удаление кнопки при открытом диалоге «Настройка», клавишу Alt нажимать не требуется.
Читателям, видимо, понятно, что мы могли бы скопировать нужные кнопки на
любую из стандартных панелей инструментов, отображаемых на экране Word, а не
создавать для этого новую панель. Однако я не советую без особой нужды
«засорять» стандартные панели. Наоборот, их лучше чуть-чуть «почистить», убрав
кнопки, с которыми вы наверняка не собираетесь работать в будущем. Я, например,
кажется, ни разу в жизни не воспользовался кнопкой «Вырезать»
.
Вызывает также сомнение необходимость всегда иметь под рукой такие кнопки, как
«Рисование»
,
«Схема документа»
и
т. п. (у каждого пользователя будет, конечно же, свой собственный список
подобных излишеств).
Вновь создаваемые кнопки, в свою очередь, можно группировать на «тематических» панелях, создаваемых для выполнения соответствующих задач - таких, как редактирование текста, работа с макросами, таблицами, поиск и др. Как показывает мой опыт, очень плодотворной оказалась идея создания двух панелей, которые условно можно назвать Current (Текущая) и Reserve (Резерв). Набор кнопок на первой из них формируется под задачу, решаемую в данный момент времени. На вторую я сбрасываю все созданные ранее кнопки, потребность в которых временно (а бывает, и навсегда) отпадает.
Наличие подобного архива кнопок полезно еще и по следующей причине. Когда у вас накопится большое количество макросов, иногда бывает довольно трудно вспомнить и отыскать нужный. С кнопками в этом смысле работать проще. Word можно настроить таким образом, чтобы при наведении мыши на кнопку всплывала «подсказка», сообщающая имя макроса (или команды), а также назначенное ему сочетание клавиш, если есть. Кроме того, вспомнить, для чего создавался тот или иной макрос, вам поможет удачно подобранный рисунок на кнопке.
Чтобы такие подсказки всегда выводились, необходимо установить флажки «Отображать подсказки для кнопок» и «Включать в подсказки сочетания клавиш» на вкладке «Параметры» диалога «Настройка» (см. рис. 6).
Создаваемые панели можно оставить «плавающими» в рабочей области окна Word (такое расположение часто оказывается весьма удобным, поскольку максимально сокращает время, требуемое для нажатия нужной кнопки), либо прикрепить к любой из сторон этого окна (для этого нужно перетащить панель как можно ближе к краю окна), либо поместить - если позволяет место - «встык» с одной из стандартных панелей (также методом перетаскивания), либо вообще убрать с экрана.
Совет. По умолчанию новая панель отображается в виде «одномерной» горизонтальной полоски. Однако если у вас имеется плавающая панель, содержащая большое количество кнопок, работать с ней будет гораздо удобнее, если придать панели форму прямоугольника, на поверхности которого кнопки располагаются в несколько рядов. Чтобы изменить форму панели, нужно навести указатель мыши на ее нижний край и когда указатель превратится в двустороннюю стрелку, перетащить этот край вниз. Добившись нужного результата, отпустите кнопку мыши (пример такой прямоугольной панели можно посмотреть на рис. 8).
Вызов диалогов записи макросов с помощью горячих клавиш
Для тех, кто предпочитает пользоваться горячими клавишами (а это, как правило, самый быстрый способ выполнения тех или иных действий), сообщаю, что доступ к диалоговому окну «Макрос» можно получить, нажав стандартное сочетание Alt+F8, а к редактору Visual Basic - с помощью Alt+F11. Для вызова диалога «Запись макроса» стандартного сочетания клавиш не предусмотрено, поэтому придется его задать. Как это делается, объяснялось на первом занятии (см. «ДК» № 10). Напомню также, что для этого нужно получить доступ к диалоговому окну «Настройка клавиатуры» («Сервис-Настройка-Клавиатура»). Команды работы с макросами «приписаны» к меню «Сервис», поэтому в левом окне диалога «Настройка клавиатуры» следует выбрать элемент, соответствующий именно этому меню, а затем в правом окне - элемент списка, соответствующий команде, с помощью которой открывается нужное диалоговое окно.
Проблема, однако, в том, что имена, под которыми здесь отображаются команды, не всегда можно «узнать в лицо». Во-первых, соответствующие им элементы списка команд не были «локализованы», т. е. переведены на русский язык. Во-вторых, далеко не всегда можно заранее догадаться, какое конкретно имя было присвоено той или иной команде разработчиками программы.
Пользователям английской версии повезло в этом смысле несколько больше: имена команд, «закрепленных» за тем или иным меню, формируются в общем случае по правилу «Имя_меню_Имя_команды». Например, ToolsCustomize соответствует команде Customize (Настройка), содержащейся в меню Tools (Сервис). Однако знание этого принципа может помочь далеко не всегда, поскольку а) к каждому из основных меню Word приписано гораздо больше команд, чем по умолчанию отображается в данном меню (поэтому оригинальные имена многих команд нельзя «подсмотреть» в интерфейсе программы); б) в имени целого ряда команд название меню почему-то отсутствует.
Я не поленился подсчитать, что к меню «Сервис» в диалоговом окне «Настройка клавиатуры» приписано более 70 команд, что значительно превышает число команд, фактически отображаемых в этом меню. При этом примерно у 30 команд «родовое» слово Tools в начале имени отсутствует.
Совет. С краткой характеристикой команды, выбранной в списке, представленном в правом окне диалога «Настройка клавиатуры», можно ознакомиться в нижней части данного диалога.
Впрочем, имя команды, вызывающей диалог «Запись макроса», строится по стандартной схеме и выглядит, соответственно, так: ToolsRecordMacroStart. Назначьте этой команде удобное сочетание горячих клавиш, например Alt+F12, которое в Word по умолчанию не занято.
Совет. При назначении горячих клавиш - по крайней мере
на первых порах (пока вы не освоились с этой возможностью Microsoft Word), -
старайтесь не переназначать их сочетаний, присвоенных командам самими
разработчиками. Некоторые из таких сочетаний (например, Ctrl+S) уже утвердились
в качестве общепринятых стандартов, отмена
которых
может привести к затруднениям, если вам придется работать на компьютере другого
пользователя и наоборот.
Скажу также еще об одном малоизвестном способе вызова процедуры записи макроса (и запуска некоторых других процедур). Так вот, для вызова диалога «Запись макроса» следует дважды щелкнуть тусклую кнопку с надписью «ЗАП», расположенную в строке состояния, которая находится в нижней части окна Word (см. рис. 7). Кстати, здесь же расположены и другие полезные кнопки: «ИСПР» (включает режим редактирования с отображением исправлений), «ВДЛ» (включает режим выделения текста) и «ЗАМ» (включает «забойный» режим ввода текста).
Чтобы повысить производительность труда, командам придется пойти на панель…
В порядке закрепления изложенного на этом занятии материала предлагаю вам создать еще одну панель, на которую мы поместим кнопки, оперативный доступ к которым, как показывает мой опыт, значительно повышает эффективность работы с программой. Некоторые из команд, которые будут представлять данные кнопки, содержатся в стандартных меню, другие мы извлечем из закромов MS Word.
Итак, будем считать, что такая панель - назовем ее, к примеру, Useful_Comands (Полезные команды) - уже создана. Займемся размещением на ней кнопок.
При этом - с определенной долей условности, конечно, - можно выделить две основные группы команд: работа с файлами и работа с документами.
Предлагаю, прежде всего, обеспечить возможность быстрого доступа к командам, позволяющим автоматизировать процедуры работы с файлами. К ним можно отнести некоторые команды, по умолчанию содержащиеся в меню «Файл». Кстати, на панели «Стандартная» имеется кнопка, соответствующая команде «Сохранить». Однако эту команду гораздо удобнее выполнять при помощи сочетания клавиш Ctrl+S или Shift-F12 (советую пользоваться им как можно чаще), поэтому лично я вообще убрал эту кнопку с панели инструментов. Зато вместо нее пользуюсь кнопкой, соответствующей команде «Сохранить как…», к помощи которой прибегаю, когда мне не хочется отрываться от мыши, чтобы нажать стандартную клавишу F12 (о возможности выполнить эту команду через меню - просто забудьте!).
Как заставить команду «пойти на панель» я уже рассказывал на прошлых занятиях. Вкратце напомню, что для этого следует открыть диалог «Настройка», выбрать вкладку «Команды», в левом окне выбрать элемент списка, соответствующий нужному меню, после чего в правом - выбрать требуемую команду (их имена отображаются по-русски) и перетащить ее на панель инструментов.
Команды работы с файлами
Команда «Сохранить как…» - здесь, думаю, все ясно. Разработчики MS Word не закрепили за ней графической кнопки (после перетаскивания на панель «возникнет» «текстовая» кнопка). Поэтому советую подобрать для нее подходящую («интуитивно понятную») кнопку из коллекции Word - я, например, выбрал дискету со стрелочкой. (Результаты нашей с вами деятельности можно посмотреть на рис. 8. На нем показаны два варианта панели: на левой - для большей наглядности - кроме рисунков кнопок приводятся также имена соответствующих команд).
Команда «Сохранить все» (в основном меню отсутствует) - позволяет сохранить все открытые документы. Эту команду можно отыскать в списке команд, приписанных к меню «Файл» (правое окно диалога «Настройка»). Разработчики программы назначили ей графическую кнопку, на которой изображена стопка дискет. Я придал ей «более художественный» вид, раскрасив верхнюю дискету - см. рис. 8 (как это делается - рассказывалось в предыдущей статье).
Команда «Закрыть все» (в основном меню отсутствует) - понятно, что делает. При этом каждый закрываемый документ предлагается сохранить (если это требуется). Стандартная графическая кнопка есть.
Команда «Выход» (приписана к меню «Файл») - завершает работу с MS Word. Стандартной кнопки нет, я за данной командой закрепил кнопку, изображающую человеческую фигурку (вроде как уходит…).
Команды работы с документами
Команда «Следующее окно» (в основном меню отсутствует) - позволяет переходить к следующему по порядку документу (в случае работы одновременно с несколькими документами). Приписана к меню «Окно». Стандартной кнопки нет, я за данной командой закрепил кнопку, на которой изображена как бы стопка листов бумаги.
Команда «Предыдущее окно» (в основном меню отсутствует) - «листает» документы в обратном порядке (иногда полезно). Приписана к меню «Окно». Стандартной кнопки нет, я использовал для этой команды ту же кнопку, что и в предыдущем случае, покрасив верхний лист в красный цвет.
Команда «Упорядочить все» (имеется в меню «Окно») - позволяет одновременно отобразить на экране все открытые документы. Стандартная кнопка есть.
Команда «Разделить окно» (имеется в меню «Окно») - позволяет разделить активное окно документа на две части. Перемещение в каждом из окон осуществляется независимо. Стандартная кнопка есть.
Команда «Другие окна» (эквивалентна открытию меню «Окно») - позволяет просмотреть список открытых документов и перейти к нужному документу. Не приписана ни к одному меню. Стандартной кнопки нет (мой вариант - на рис. 8).
Примечание. Команду «Другие окна» (WindowList) я нашел в полном перечне всех команд, который отображается (по-английски) в правом окне вкладки «Команды» диалогового окна «Настройка», если в левом окне выбрать элемент списка «Все команды».
Команда «Параметры страницы» (имеется в меню «Файл») - выводит одноименное диалоговое окно. Стандартной кнопки нет (я выбрал «раскрытую книгу»).
Команда «Предварительный просмотр» (имеется в меню «Файл») - позволяет просмотреть документ в том виде, в каком он будет распечатан на принтере. Стандартная кнопка есть.
Команда «Закладка» (имеется в меню «Вставка») - выводит на экран окно со списком всех вставленных в документ закладок, с помощью которого может быть вставлена новая или удалена старая закладка, осуществлен переход к уже имеющейся. Стандартной кнопки нет.
Команда «Номера страниц» (имеется в меню «Вставка») - выводит диалоговое окно, позволяющее вставить номер страницы в колонтитул документа (не путать с командой «Номер страниц», вставляющей номер непосредственно в текст). Стандартная кнопка есть.
Команда «Найти» (имеется в меню «Правка») - выводит на экран диалоговое окно поиска. Стандартная кнопка есть.
Команда «Найти далее» (в основном меню отсутствует) - позволяет при выполнении поиска перейти к следующему вхождению искомого выражения. Приписана к меню «Правка». Стандартная кнопка есть.
Команда «Заменить» (имеется в меню «Правка») - выводит на экран диалоговое окно поиска с заменой. Стандартная кнопка есть (как видно на рис. 8, я ее чуть-чуть подправил).
Команда «Перейти» (имеется в меню «Правка») - вызывает диалог, позволяющий выполнить переход к конкретному элементу оформления (странице, закладке, сноске, примечанию, рисунку и т. п.). Стандартная кнопка есть (я ее тоже чуть-чуть подправил).
Команда «Параметры» (имеется в меню «Сервис») - вызывает диалог, позволяющий задать целый ряд параметров MS Word. Стандартной графической кнопки нет, я за данной командой закрепил предварительно раскрашенную кнопку из коллекции Word, изображающую некую фигуру, отдаленно напоминающую набор вкладок, содержащихся в соответствующем диалоговом окне.
Предлагаю на эту же панель поместить кнопки, которые будут представлять некоторые макросы, созданием которых мы занимались на прошлых занятиях, а именно - ChangePlace3 (изменение порядка расположения трех слов), ToCorrect (вставка закладки с текстом «Вернуться_и_исправить») и ReturnToCorrect (переход к этой закладке).
Внимание. Если при выходе из Word вам будет предложено сохранить шаблон Normal.dot, обязательно сделайте это, иначе все внесенные вами изменения в настройки программы будут потеряны!